Cosa fare quando un cliente si rifiuta di pagare?

Per ogni lavoratore autonomo una delle situazioni peggiori è trovarsi con un cliente che si rifiuta di pagare. È importante saper agire nel modo corretto seguendo alcune precauzioni.

Non sono un avvocato né ho competenze giuridiche particolari. Voglio solamente riportare alcune considerazioni fatte in seguito delle esperienze vissute in prima persona.

Partiamo con l'essere sinceri con noi stessi, molte di queste situazioni spiacevoli capitano perché ingenuamente abbiamo troppa fiducia nei rapporti di lavoro. È fondamentale, o comunque è sempre buona norma, stipulare un contratto di collaborazione con il cliente, far firmare un preventivo con la richiesta dell'anticipo oppure far sottoscrivere una lettera d'incarico.

La vita da freelance

La vita lavorativa di un lavoratore autonomo corre sempre sul filo di lana.

Bisogna fare le giuste valutazioni su quanto quotare un progetto, preoccuparsi costantemente della gestione delle proprie entrate oltre a dover valutare molto attentamente ogni lavoro per non rischiare di rifiutare un'opportunità cercando, allo stesso tempo, di tutelarsi da insidie e pericoli.

Naturalmente, una delle cose peggiori che possa capitare a un libero professionista è un cliente che si rifiuta di pagare. La situazione risulta peggiore quando ci si rende conto che c'è ben poco da fare, dal momento che spesso non si è sufficientemente tutelati dalle leggi.

Purtroppo è capitato anche a me di lavorare con clienti che cercano di evitare il pagamento della fattura. Cosa ancor più triste, come nel mio caso, quando a fare il furbetto è un amico piuttosto che un compagno di squadra!

Dopo aver inviato la decima email per ricordare al cliente il mancato pagamento e aver compreso che ciò non avverrà, seguire delle semplici precauzioni potrebbe tornare utile per ottenere il sospirato compenso.

Il primo passo: email di chiarimento

EmailClienteMoroso - Claudio Troisi Graphic Designer

L'email deve essere chiara, severa ma gentile. Per avere una tutela maggiore è consigliabile inviarla tramite posta elettronica certificata (PEC).

Il primo passo è cercare di scoprire perché esattamente il cliente si rifiuta di pagare il dovuto. Conservate le copie di tutte le interazioni che avete avuto con il cliente e ogni volta che si parla al telefono, inviate una email di riepilogo in modo da delineare i punti discussi. In questo modo inizierete a costruire una traccia cartacea qualora doveste intraprendere azioni legali.

Probabilmente il cliente continuerà a essere sfuggente...

Siate pazienti: scrivete una seconda email

La prima email è caduta nel dimenticatoio. Purtroppo capita spesso. Armatevi di un po' di pazienza e riprovate.

Questa volta insistete chiedendo delucidazioni sulle eventuali rimostranze, suggerendo un compromesso che possa rendere soddisfare entrambi. Proponete di modificare il vostro lavoro, magari valutando una riduzione del costo come un gesto di buona volontà.

Suggerite delle opzioni di pagamento, potrebbe darsi che il cliente sia a corto di denaro e sia troppo imbarazzato per ammetterlo. Questi compromessi sono mirati a far riflettere il cliente su come risolvere il problema piuttosto che impuntarsi rifiutandosi di pagare.

Questo atteggiamento è mirato a raggiungere un accordo amichevole, se sarà possibile. Ancora una volta, tenete una copia della corrispondenza in caso di necessità

Essere realisti e valutare se "il gioco vale la candela"

Recupero Credito

Si deve sempre dare un valore al proprio lavoro. Si ha il pieno diritto di essere pagati per qualunque lavoro si sia svolto. A volte, purtroppo, si perde così tanto tempo all'inseguimento di chi si rifiuta di pagare e dobbiamo renderci conto che forse non ne vale la pena.

Facciamo un esempio: si viene pagati una certa somma per ora, ad esempio 50€. Se la fattura è per 200€, si potrebbero perdere 4 ore alla caccia del cliente debitore. Se invece si è costretti a perdere più e più giorni si avrà matematicamente una perdita.

Sia chiaro, perdere denaro è sempre e comunque fastidioso oltretutto esiste il principio basilare che l'aver fatto un lavoro, implica il dovere di essere pagati.

Inoltre, ignorare una fattura da 200€ ha un valore, ma se sommate più fatture da 200€ allora il peso degli introiti mancati ha un valore tutt'altro che indifferente!

Approfondimento

Come scrivere un preventivo

Siamo al punto di svolta: decidere se intraprendere un'azione legale

Il vostro cliente si rifiuta ancora di pagare. Non risponde al telefono e all'email oppure si arrampica sugli specchi insaponati facendo chissà quali promesse che mai manterrà. È il momento di fargli capire che siete disposti a perseguirlo tramite un'azione legale.

Attenzione: non minacciate azioni legali se poi non sarete disposti a seguire questa strada!

Inviate una nuova email, questa volta diffidandolo ad adempiere al pagamento. [ Wikipedia ]

L'email dovrà indicare i fatti e gli elementi oggetti della diffida (ad esempio "mancato pagamento fattura n° X dell'importo di XXX€); indicate un termine entro il quale il debitore dovrà provvedere al pagamento.

La maggior parte delle volte, una lettera redatta su carta intestata di uno studio legale è più che sufficiente per ottenere il pagamento. Informatevi se sia possibile ottenere un consiglio legale gratuito (a volte i sindacati possono aiutarvi in queste situazioni benché , per esperienza personale, un sindacato mi respinse poiché autonomo e non dipendente...) oppure chiedete ai vostri amici avvocati se possono aiutarvi.

Dal momento che questa lettera non sarà affatto uno scherzo, aspettatevi che il vostro cliente faccia le “dovute riflessioni“ e attendete il sospirato pagamento.

Lo spirito deve essere giusto: non mollare!

Trattare con un cliente che si rifiuta di pagare, non è divertente. Ma non fatevi tentare dall'idea di rinunciare. Avete fatto il lavoro, meritate di essere pagati! Ricordate i clienti non omettono di pagare perché sono sempre dei meschini, a volte non pagano perché nel caos della contabilità si sono possono essere persi una fattura o perché hanno bisogno di ritardare il pagamento per motivi di fatturazione. 

Fortunatamente, non capita così spesso di dover minacciare azioni legali o di andare in tribunale. È comunque importante sapere che si ha la possibilità di farlo nel momento in cui si sia sempre agito correttamente e ci si sia preventivamente tutelati a dovere.

Decidere di andare in tribunale

Tribunale - Claudio Troisi Graphic Designer

La lettera di uno studio legale generalmente convince i clienti a pagare, ma non sempre questo accade. In tal caso, potrebbe essere necessario andare davanti ad un giudice in tribunale.

Quando si intraprende l'iter in tribunale, dovrete essere in grado di dimostrare di aver fornito un servizio come richiesto dal cliente, per lo standard che si aspettava e, ciò nonostante, si è rifiutato di pagare.

Sarà necessario dimostrare anche che avete fatto ogni sforzo possibile per risolvere la questione ma che il cliente è stato comunque riluttante.

Raccogliete tutti i documenti e le fatture pagate e ogni altra documentazione che mostrerà l'esistenza di un contratto scritto (ribadisco che è fondamentale!), tra cui i messaggi di posta elettronica, in cui è stato delineato il preventivo di spesa concordato e accettato dal cliente.

Tutto ciò vi aiuterà a dimostrare le vostre ragioni sul pagamento per il lavoro effettuato. Una volta in tribunale, si otterrà una decisione favorevole all'una o all'altra parte.

Ovviamente si spera che possiate vincere ma dovrete essere pronti alla sconfitta, soprattutto se non sarete riusciti a dimostrare che il cliente abbia accettato di dover pagare per il vostro lavoro!

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Claudio Troisi
Designer. Rugbista semiserio. Amante della buona cucina e della birra artigianale. Nel lavoro, come nel rugby, vado sempre avanti, dritto verso la meta. Credo fortemente che la vita vada presa con un sorriso e ogni tanto con qualche spallata. Vivo e lavoro a Roma benché le opportunità mi portino in giro per l'Italia.

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