Come scrivere un preventivo

Scrivere un preventivo: perché è importante presentare un preventivo professionale.

Quando sei un lavoratore autonomo, nel mio caso un designer freelance, non stai semplicemente facendo attività legate al mondo del tuo settore di appartenenza, ma sei obbligato ad occuparti di tante altre cose per assicurarti che la tua carriera abbia una crescita costante e non incontri difficoltà. Questo è il motivo per cui per un lavoratore autonomo è molto importante sapere cosa fare dal punto di vista commerciale.

Essere un freelance implica saper fare molte cose alle quali potresti non aver pensato. Saper gestire le proprie finanze, lavorare su questioni contabili, contrattare con i clienti, elaborare documenti e molto altro ancora.

Per prima cosa è necessario aver ben chiari i propri compiti.  Se vuoi essere un lavoratore indipendente, devi considerare l'importanza di saper creare un preventivo. 

Il preventivo è un'offerta commerciale, una proposta al cliente riguardo un determinato lavoro. È un documento che mostra quali attività verranno svolte per completare il progetto, che definisce prezzi specifici e particolari termini e condizioni.

Creare una quotazione professionale potrà aiutare il tuo cliente a decidere se affidarti l'incarico oppure no. Quindi, è molto importante creare un preventivo chiaro e dettagliato.

Studiare i dettagli del progetto

Conoscere molto bene i dettagli del lavoro che dovrai svolgere, può aiutarti a verificare se puoi davvero lavorare a quel determinato progetto. Ma non solo. Un simile studio ti permette anche di capire quali sono le esigenze e le aspettative del cliente.

Leggi il brief del progetto in modo da sapere cosa dovrai fare e capire quanto tempo dovrai impegnare per portarlo a termine. Non sottovalutare il tempo! Farne una stima sarà fondamentale per determinare la tua offerta economica.

Definire il budget del cliente

Di norma alcuni clienti hanno difficoltà a "svelare" il loro budget, forse perché pensano di esporsi troppo e rischiare oppure cercano di puntare a prezzi più bassi o magari solo perché nella cultura comune c'è sempre un qualche difficoltà a parlare di denaro. Per fortuna molti clienti non hanno alcun problema a fartelo sapere.

Capire qual è il budget a disposizione è un altro elemento importante. Può aiutarti a decidere se accettare o meno quel determinato progetto, perché a volte la stima tempo/lavoro è più alta del budget che il cliente è disposto ad investire.

Il valore di un libero professionista

Prima di quotare un progetto, è necessario conoscere il proprio valore. Questo è il primo passo per stimare onestamente ogni lavoro.

Assicurati di considerare ogni aspetto importante per il progetto, dal tempo per le ricerche alle eventuali spese per le risorse di cui potresti aver bisogno. Ricorda: per ogni lavoratore autonomo il tempo è denaro.

Segnala inoltre eventuali costi extra. Ciò spingerà il cliente a fare bene la propria parte essendo maggiormente propenso a fornirti tutto ciò di cui hai bisogno per limitare il tempo. Così lui eviterà pagamenti aggiuntivi per ore extra e tu avrai le informazioni che ti servono per fare al meglio il tuo lavoro.

Conosci i tuoi concorrenti

Se pensi che questo punto non sia importante, ti stai sbagliando. Fare l’analisi dei tuoi competitors può aiutarti a creare linee guida riguardo a ciò che potresti offrire nei tuoi progetti.

Non stai esaminando le tariffe dei tuoi concorrenti per competere con loro, stai valutando le tariffe dei tuoi concorrenti per migliorarti in termini di qualità ed essere in grado di offrire un servizio professionale migliore del loro.

Valuta il prezzo e calcola i rischi

Forse qualcuno potrebbe storcere il naso ma nel momento della stima cerca di orientarti sempre verso la fascia di prezzo più alta. Non bisogna avere timore a farlo.

Perché? Perché bisogna essere realisti, devi considerare eventuali rischi che possano complicare l’andamento del progetto. Diciamo che è un forma di precauzione.

Inoltre, capita spesso che i clienti chiedano un trattamento privilegiato, insomma degli sconti. Avere considerato la quotazione maggiore ti permette di rimodulare agevolmente il costo senza rischiare di perdere denaro.

Scrivere un preventivo professionale

Assicurati di essere professionale. Soprattutto per quanto riguarda il modo in cui scrivi e comunichi. I clienti preferiscono lavorare con persone che sanno come trattare il business, compresa la parte relativa alla comunicazione in tutte le sue forme.

Rimani professionale in ogni aspetto della collaborazione, dall’inizio del progetto fino alla consegna. Dimostra professionalità e serietà, aiuta ad aumentare la tua credibilità come professionista.

Creare un preventivo trasparente

Dettaglia tutto. Assicurati di includere le specifiche del progetto e gli altri elementi che ne fanno parte. Questo ti aiuterà a fornire un’informazione chiara sul tipo di lavoro che stai facendo e su cosa realmente i clienti stanno pagando.

Nel caso di preventivi modulari è utile inserire una ripartizione dettagliata dei costi. Questo aspetto è fondamentale per evitare futuri equivoci riguardo alle specifiche o alle tariffe del progetto.

Chiarire le tappe del pagamento

Essendo un contratto, dovresti includere dei punti fermi che chiariscano gli step per il pagamento. Di norma è preferibile stabilire una percentuale come anticipo e poi prevedere due o più tranche per il saldo.

Clausole e condizioni da inserire in un preventivo

Se vuoi una garanzia che il rapporto con i tuoi clienti risulti sereno e tranquillo lungo tutto il periodo del lavoro, sii chiaro fin da subito.

Le condizioni sono importanti per ogni transazione commerciale. Indicale e specificale nella tua quotazione. Questo è un modo per garantire un rapporto sereno e tranquillo con i tuoi clienti.

Non dimenticare quindi di includere il tempo stimato per la consegna del progetto, quali sono le richieste del cliente, quali sono i servizi inclusi nel progetto, il numero di revisioni etc. E, ancora, quali servizi sono esclusi dal preventivo di spesa.

Un altro elemento fondamentale è la creazione di uno spazio dove il cliente dovrà apporre la propria firma per l’accettazione del preventivo di spesa.

Infine indica il Foro Competente ossia la sede giudiziaria a cui rivolgersi in caso di controversia.

Strumenti per creare un preventivo

Per realizzare un preventivo esistono decine di strumenti gratuiti o a pagamento. Ad esempio il modello di preventivo che utilizzo l'ho creato con Adobe Indesign ed è coordinato con tutta la mia identità visiva.

Software come Office (Word o Excel), oppure programmi open source come OpenOffice o LibreOffice, sono più che sufficienti per comporre un documento professionale.

Devo ammettere che tra i miei preferiti c'è tutta la suite per ufficio Google Documenti, parte del servizio Google Drive.

#1 Google Sheet & Google Doc

Strumenti gratuiti come Google Sheets e Google Docs sono di grandissimo aiuto a liberi professionisti o PMI. Mettono a disposizione molti modelli che posso essere modificati a piacimento e, una volta modificati, sono pronti per essere inviati al cliente.

E questo è tutto. Sei pronto per creare il tuo preventivo professionale?